top of page
Search
  • Writer's pictureBeasiswa Belajar Sempurna

Menjadi lebih baik: Menjadi Produktif

Updated: Nov 11, 2021

oleh Jery Octavianus



Sering merasa tidak punya cukup waktu? Atau merasa kenapa semakin kesini semakin sibuk? Ya hal ini normal, mau kita di kantor, kampus, organisasi, atau dimanapun itu, semakin kedepannya akan semakin sibuk. Dan kalau merasa terus sibuk, maka sudah sebaiknya kita pertimbangkan untuk meningkatkan produktivitas. Apa itu produktivitas? merupakan kemampuan setiap orang atau sistem dalam menghasilkan sesuatu yang diinginkan dengan cara memanfaatkan sumber daya secara efektif dan juga efisien. Artinya, dengan menjadi produktif kita tetap bisa melakukan dan menyelesaikan banyak hal walau ditengah kesibukan dan waktu yang sedikit. Sehingga, meningkatkan produktivitas menjadi sangat penting.

Menjadi produktif sendiri bukanlah hal yang sulit atau hal yang hanya dapat dilakukan oleh-oleh orang-orang hebat, tetapi setiap orang memiliki kemampuan untuk menjadi sangat produktif! Anda hanya perlu tahu cara ‘meretas’ otak Anda dan memanfaatkan waktu yang Anda miliki sebaik-baiknya. Dan pada bacaan ini, kita akan menjelajahi kiat-kiat utama untuk meningkatkan produktivitas.

1. Pentingnya mencatat apa yang harus dilakukan

Pada dasarnya, manusia cenderung ceroboh dan pelupa. Sehingga, membuat catatan tentang apa yang harus dilakukan adalah salah satu cara agar kelemahan manusia tadi tidak berdampak negatif. Walaupun itu hanya hal-hal kecil, seperti catatan apa saja yang harus dibeli, catatan untuk membersihkan rumah setiap minggu, atau catatan lainnya yang berfungsi sebagai pengingat kecil di rumah.

Dengan mencatat, kita tidak akan merasa kebingungan atau frustrasi karena kehilangan atau melupakan apa saja yang harus diselesaikan. Dengan mencatat juga akan melatih kemampuan ‘pengorganisasian’ dalam mengatur banyak hal. Sehingga, mencatat adalah kemampuan dasar yang penting dimiliki dalam menyelesaikan banyak hal.

Contoh penerapannya, di tempat kerja, kita dapat mencatat apa saja target yang diberikan kepada kita, masukan/saran terkait pekerjaan, atau ide-ide yang tiba-tiba muncul di kepala. Kita dapat mencatatkannya di buku catatan ataupun dengan memanfaat aplikasi pencatatan di smartphone yang kita miliki. Dengan seperti ini, kita tidak perlu cemas melewatkan hal-hal penting dan kita dapat mengatur cara mencapainya dengan membuat prioritas. 2. Membuat prioritas dan penjadwalan Catatan-catatan yang sudah dibuat sebelumnya akan menjadi kurang berguna jika tidak dibuatkan prioritas yang mana saja harus dikerjakan terlebih dahulu. Jadi, selanjutnya kita harus menambahkan sedikit usaha untuk menentukan prioritas agar kita dapat mencoret satu per satu dari apa-apa saja yang harus kita selesaikan.

Jadi, bagaimana cara memprioritaskan yang baik? Kita dapat membuat prioritas dengan melihat jangka waktu dan membaginya dalam beberapa kategori (contoh: kategori bawah, sedang, dan tinggi). Untuk tugas-tugas kecil dan harus diselesaikan dalam waktu singkat, maka dapat diprioritaskan sebagai kategori tinggi, sehingga catatannya akan selalu muncul di paling atas dan mengingatkan kita untuk segera dikerjakan. Jika itu merupakan tugas kompleks dan ingin dicapai dalam beberapa bulan kedepan, maka dapat dikategorikan di kategori sedang atau bawah. Sehingga, dengan adanya prioritas ini akan membuat sebuah urutan yang jelas atas apa-apa saja yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Dan berdasarkan prioritas tadi, dapat dibuatkan juga penjadwalan agar dapat dikerjakan dan diselesaikan sebelum waktunya. Salah satu contoh penjadwalan adalah dengan memanfaatkan kalender pribadi di smartphone untuk mengingatkan kita di waktu-waktu yang tepat. 3. Jangan menunda, itu musuh produktivitas Penundaan adalah salah satu hal yang kita tahu seharusnya tidak kita lakukan… tetapi kita tetap sering melakukannya. Mungkin itu karena kita tidak menyukai tugas yang kita lakukan atau mungkin karena tidak tahu berapa lama waktu yang akan dihabiskan untuk menyelesaikannya. Tetapi kenyataannya adalah, apa pun alasannya, penundaan selalu menjadi musuh produktivitas.

Otak kita selalu ‘membohongi’ kita dengan meyakinkan kita dapat melakukan sesuatu besok/lusa/kapan-kapan, padahal kita sudah sering tertipu dan pada akhirnya kita tetap tidak melakukan itu di esok hari/lusa/minggu depan. Ya seperti itulah pengalamannya, otak seringkali berhasil menipu kita dengan penundaan terus-menerus.

Jadi, bagaimana cara mengalahkan rasa untuk menunda? Salah satu yang dapat diterapkan adalah 5-minute-rule. Apa itu? Jika terdapat tugas-tugas kecil dan dapat dikerjakan dibawah 5 menit, maka langsung saja kerjakan dan jangan ditunda. Karena hanya membutuhkan waktu tidak lebih dari 5 menit, dan saat selesai maka tidak ada lagi beban di pikiran. So, just do it first!

Namun, bagaimana jika tugasnya cukup besar dan membutuhkan waktu yang lama untuk dikerjakan? Maka, bisa dicatatkan dan dipiroritaskan terlebih dahulu. Setelah itu, bagi tugas besar tadi menjadi beberapa tugas kecil yang lebih mungkin dicapai dalam beberap waktu yang singkat. Misalnya, harus menghubungi 25 orang klien dalam waktu 1 minggu. Tugas ini kelihatannya banyak, namun setelah dipecah akan menjadi lebih mudah dicapai. Untuk menyelesaikannya, kita dapat membagi menjadi per hari, dalam waktu 7 hari, kita dapat menargetkan untuk menghubungi sekitar 3–4 klien dalam 1 hari. Sehingga, pada hari ketujuh kemungkinan besar kita sudah selesai menghubungi semua klien. Menghubungi 3–4 klien per hari tentunya lebih sangat mungkin untuk dilakukan.


4. Tidak harus semuanya langsung bagus Kita harus selalu mengusahakan sebaik dan semaksimal mungkin yang kita bisa. Namun, terkadang ‘perfeksionisme’ akhirnya malah terlalu banyak membuat-buang waktu dan akhirnya terus menguras sumber daya. Pada bagian ini, pelajaran yang ingin disampaikan adalah: jangan memusingkan hal-hal kecil dan hindari membuang-buang waktu untuk tugas-tugas kecil yang menguras energi dan sumber daya.

Contoh nyatanya adalah saat kita ditugaskan untuk membuat laporan analisis. Kita dapat membuat laporan analisis yang diminta secara sederhana dahulu, setelah itu kita dapat meminta masukan dari teman kerja yang memiliki pengetahuan yang lebih. Pada akhirnya, di awal kita tidak terlalu banyak menghabiskan energi, serta disaat bersamaan kita juga tetap dapat membuat laporan analisis yang semakin baik dengan adanya masukan-masukan dari sekitar. Jadi, tidak terlalu bagus atau tidak langsung sempurna di awal tidaklah mengapa. Kita dapat memulainya dengan sesuatu yang sederhana, kemudian terus mengembangkannya sampai menjadi hal yang luar biasa.


 

Semua orang ingin menjadi lebih produktif. Tetapi saat kita tenggelam dalam kekacauan hari-hari sibuk kita, mudah untuk merasa seolah-olah produktivitas adalah formula rahasia yang hanya dimiliki oleh orang-orang hebat nan jenius. Tapi, sebenarnya, siapa pun bisa memaksimalkan produktivitasnya! Yang diperlukan hanyalah beberapa kiat sederhana untuk mengubah pemikiran kita!

Mulailah dengan membuat catatan-catatan yang kemudian dikelompokkan menjadi daftar tugas, tujuan, sasaran, dan target. Kemudian buatlah penjadwalan dan atur ulang waktu Anda. Dari sana, ingatlah bahwa penundaan adalah musuh produktivitas, serta jangan memusingkan hal-hal kecil! Setiap tugas tidak harus dilakukan dengan sempurna. Terakhir, jangan lupa mencoretnya dari daftar tugas Anda :)



"Kita yang mengatur waktu, bukan waktu yang mengatur kita"
88 views0 comments

Recent Posts

See All

Comments


bottom of page